Как определить стоимость будущей фичи и спрогнозировать скорость сгорания финансов в проекте? Как заранее определить убыточность проекта и принять меры по пересмотру рейтов для клиента?

Как заметить выгорание сотрудников и принять меры до того, как это стало критично?

Об этих и других системных процессах рассказывает Олег Пузанов — Co-founder и CSO в Mad Devs.

Mad Devs — это full-stack компания разработки и администрирования крупных IT продуктов. Основана в 2016 году, на данный момент в ней работает 120+ сотрудников из разных стран мира.

Домены: финтех, транспорт и логистика, медицинские технологии, электронная коммерция, электронное обучение, блокчейн, FoodTech, AdTech, IoTs, BYOD и другие. Средний чек — $25-30k.

Олег пузанов в IT уже 15 лет. Он имеет богатый опыт развития бизнеса и управления командами. О том, как им в Mad Devs удалось автоматизировать процессы и облегчить работу на разных уровнях, он и поделится в статье.

Рекомендуем также и другие статьи Kraftblick.Media по теме:

Как в Daily Burn [бизнесе корпорации IAC] внедрили OKR: стратегический, операционный и тактический уровни и day-to-day operations.
Как сервисно-продуктовая компания автоматизировала ключевые процессы, выросла до 250 человек за 4 года и считает рентабельность в один клик. Опыт Symfa Inc. Часть 2.
Как сделать простой и эффективный маркетинговый отчет для аутсорсинговых компаний + пример отчета + пошаговая инструкция по составлению.
Как мы перестали менторить джуниоров и благодаря сетке компетенций сэкономили тимлидам 2 часа в день.

В этой статье вы прочитаете:

• Как мы готовим маржинальные отчеты разных типов
• Как мы делаем проектные отчеты
• Другие возможности нашей комплексной автоматизированной системы

Как мы готовим маржинальные отчеты разных типов

В прошлой части материала мы поделились тем, как пришли к упрощению работы внутри команды благодаря системе ворклогов и стендапов.

А сейчас хотели бы рассказать о том, как с помощью разных отчетов мы отслеживаем прогресс в достижении бизнес-целей проектов и поддерживаем финансовую прозрачность для клиента.

Управление — это принятие решений. И очень важным критерием для этого является наличие данных.

Автоматический расчет финансовых показателей в системе помогает нам:

• Спланировать бюджет на проект и/или IT команду.
• Спрогнозировать скорость сгорания финансов и рассчитать, через какие вехи трат средств будет реализован тот или иной функционал.

В системе есть ряд настроек, при вводе которых можно проанализировать маржинальность IT команд/проектов в различных разрезах.

Здесь есть информация о том, сколько реально стоит час сотрудника или сколько стоила в разработке та или иная функциональность, что позволяет нашим заказчикам и команде планировать бюджет.

Ниже мы привели несколько примеров маржинальных отчетов, которые сами используем при принятии решений.

Раньше такие отчеты требовали выгрузки данных о ворклогах по каждому сотруднику из Jira, отдельного заполнения рейтов по ним, налогов и т.д.

Вся эта ручная работа отнимала так много времени, что данные по финансовому состоянию компании приходили с задержкой, (иногда на месяц, иногда больше) и это вызывало трудности в планировании бюджета.

Сейчас благодаря автоматизации мы в моменте можем сформировать маржинальный отчет и планировать бюджет компании на год вперед.

1. Сводный маржинальный отчет по проектам.

Позволяет нам проанализировать, как меняется картина доходности по каждому из проектов компании (IT отдела / IT команды) от месяца к месяцу, суммы по месяцам и общая сумма за год.

Кроме того, здесь мы видим, становится ли проект убыточным и стоит ли пересмотреть рейты сотрудников для клиента.

2. Маржинальный отчет по сотруднику.

С помощью него мы можем проанализировать, какие расходы были на сотрудника, сколько часов всего залогано и в каких проектах эти часы были потрачены.

3. Сводный маржинальный отчет по сотрудникам.

Он дает намвозможность изучить доходность каждого сотрудника с подсчетом общих сумм помесячно, за год и общую сумму.

В отчете присутствуют фильтры по типу проекта (внутренний, коммерческий), в котором работает специалист.

Кроме этого при вводе дополнительных данных об операционных расходах мы можем автоматически рассчитать внутреннюю стоимость часа работы сотрудника для компании.

Такой функционал дает возможность при появлении нового проекта подобрать кадры под бюджет, зная планируемую маржинальность.

Заморозка состояния маржинального отчета

Т.к. в системе постоянно появляются новые ворклоги, значения в маржинальных отчетах могут изменяться.

Чтобы не было ситуаций, когда финансист работал(а) с одними показателями, а в это время появились новые ворклоги и данные изменили, есть возможность заморозить состояние маржинального отчета.

А если что-то было удалено или добавлено, то визуально будет понятно, что произошло.

Система предложит применить новые изменения.

Как мы делаем проектные отчеты

Система дает тотальную прозрачность и возможность управляющим проектов (проектным менеджерам, продуктовым менеджерам, тимлидам и заказчикам) анализировать показатели проекта в разрезе данных:

1. Кумулятивной информации о проекте.
2. О количестве залоганных часов.
3. Деталях ворклогов и стендапов, что в свою очередь дает понимание, во сколько обходится фича.

Кумулятивная информация позволяет проанализировать отклонение от плана по часам в проекте и по каждому сотруднику в отдельности, а также график сгорания часов на проект.

Распределенные команды обычно намного эффективнее, если ее члены работают в одном проекте. Специалисты сфокусированы, знают о сроках и пытаются беспрепятственно поставить результат работы конечным пользователям.

Однако теория и практика сильно отличаются — сотрудники могут не укладываться в сроки по различным причинам, которые иногда неочевидны.

А теперь представьте, что один сотрудник замешан сразу на нескольких проектах. Вне зависимости от того, насколько квалифицирован и опытен человек, всегда есть риск не успеть к дедлайну на одном или сразу на всех проектах.

Несмотря на это, команды всегда могут выбрать потенциальные варианты решения таких проблем.

Ведение учета времени требует эффективного планирования рабочих часов сотрудника в каждом из проектов.

Это отражает загруженность коллег, что побуждает менеджеров четко планировать работы в проекте, правильно доносить команде требования по дедлайну и качественной поставке фич.

А сотрудники уже могут видеть, каким вещам стоит уделять больше внимания и верно ли распределена их нагрузка.

Отчет по часам и возможность анализа стендапов

Планирование вовлечения сотрудников

Для наших менеджеров также был создан специальный инструмент, который позволяет планировать вовлечение сотрудников в текущие и новые проекты.

В этом отчете они могут увидеть специалистов, которые распределены по проектам, недогружены или перегружены, а также тех, кто скоро освободится.

Это, например, помогает сократить время на составление коммерческих предложений, т.к. менеджеры заранее знают, кого и когда они могут привлечь для нового проекта.

В рамках этого отчета мы также добавили функционал, который определяет, во сколько компании обходится сотрудник на бенче.

Кастомные отчеты в Metabase

Благодаря Metabase возможно построить кастомные отчеты по нужной выборке из базы данных. Доступ как в сам инструмент, так и в отдельные коллекции и отчеты настраивается гибко.

Предоставляется набор заготовленных отчетов для финансового и HR-отдела, который облегчает выставление счетов клиентам, начислении зарплат и ведении табеля учета рабочих часов в рамках нужного законодательства.

Другие возможности нашей комплексной автоматизированной системы

Настройка системы

Для настройки системы мы создали административную панель.

В ней мы можем настраивать:

• Проекты.
• Проектные алерты соблюдения Базовых Процессов Разработки Программного Обеспечения (БПРПО, об этом мы писали в первой части).
• Данные по сотрудникам.
• Внутренние и внешние рейты, зарплаты.
• Настройки доступов для парсинга данных.
• Парсинг данных с JIRA, GitHub, GitLab, Bitbucket и Slack.
• Ввод дополнительных данных для расчета маржинального отчета.
• Ручную загрузку часов, если используется отличная от JIRA система трекинга задач и времени.

Приложение для сотрудника

В этой части системы мы добавили функциональность, которая облегчает рутину сотрудников. Внутри есть ряд фич:

1. Проверка свох ворклогов.
2. Возможность получить данные для стендапа в блок “что делал вчера”.
3. Список коллег и их контакты.
4. Статистика по распределению своего времени между проектами.
5. Возможность запросить отпуск и дей-офы.
6. Возможность запросить ревью на себя от коллег.
7. Возможность запросить пересмотр зарплаты.

И мы не останавливаемся на этом, а продолжаем развивать функционал для сотрудников.

На данном этапе активно работаем над HRM направлением — планируем добавить фичу по оценке роста инженеров в динамике времени и анализ социальных связей в команде.

Сейчас благодаря этому инструменту в наших командах обеспечивается прозрачность и синхронизация, а у стейкхолдеров не возникает вопросов, куда были потрачены деньги.

Итак, подведем итог.

Ворклоги и стендапы — два столпа, которые обеспечивают прозрачность нашей работы для клиентов, помогают автоматизировать процессы в IT командах и дают возможность планировать финансовую сторону.

Написать инструкцию и заставить работать по ворклогам и стендапам можно, инструментов для этого много — те же стендап-боты и тайм-трекеры, их сейчас десятки на любой вкус, стоит только загуглить.

Но донести важность такого подхода до сотрудников, сделать это частью культуры компании, которой будут следовать все и понимать пользу от этого — уже другая и сложная работа, которую мы постарались раскрыть в рамках наших статей.

Мы верим, что есть компании, которые разделяют наш подход к работе. Будем рады поделиться своим опытом, если у вас остались вопросы.