Карина Шамаева

Business Development Manager в Bridge Inc.

Какие средства автоматизации можно использовать для рутинных задач, чтобы в разы увеличить производительность Sales Pod-а? Сколько на это понадобится денег?

Своими наработками делится Карина Шамаева — Business Development Manager в Bridge Inc.

Ранее Карина занимала должность Head of Business Development в одной мидсайз-компании, где менеджерила и обучала команду из 10 человек. Она выстроила процессы продаж, которые увеличили конверсии контрактов всего отдела на 35% за первый год.

Позже перешла в стартап, где уже работала с форматом Sales Pod-ов. Благодаря предыдущему опыту и тому, что более 4 лет изучала всевозможные курсы и программы, касающиеся автоматизации, с новой маленькой сейлз-командой Карине удалось превзойти показатели эффективности.

Как этого удалось достичь, Карина Шамаева и расскажет в статье.

Обратите также внимание на другие материалы Kraftblick.Media по теме:

Как IT компаниям с помощью Sales Pods масштабировать продажи и преодолевать кризисы. Рекомендации Максима Голикова.
LinkedIn, емейлы, звонки: как автоматизировать и выстроить системную работу по outbound-лидогенерации.
Как IT компании продавать больше: способы автоматизации, выход на ЛПР и еще фишки на основе реальных кейсов.
Как небольшой IT компании настроить лидген с помощью разных инструментов и за год увеличить приток лидов на 35%. Кейс Silk Data.

В статье вы прочитаете:

• Как автоматизация процессов влияет на эффективность работы Sales Pod-а
  
• Какие инструменты мы используем для холодной рассылки
• Как в команде распределены роли
• Какие проблемы нам пришлось решать

Как автоматизация процессов влияет на эффективность работы Sales Pod-а

Когда я работала в мидсайз-компании, в отделе продаж было 10 человек и мы использовали минимальную автоматизацию.

Да, мы настроили сбор базы контактов, емейл- и LinkedIn-аутрич по всем нужным критериям, даже минимально обновлялись таски в CRM, но все равно этого было недостаточно.

На тот момент я считала, что это максимум того, как можно выстроить процессы, и единственный способ увеличить воронку и производительность — нанимать новых сотрудников. Собственно, это позиция большинства IT компаний.

Но чуть позже, когда начала работать в стартапе с командой из 3 человек, я поняла, что с правильными инструментами даже один в поле воин.

Благодаря автоматизации можно существенно экономить время и усилия, необходимые для выполнения множества рутинных задач, таких как отправка инвайтов, первых сообщений, напоминалок и т.д.

Кроме того, она позволяет обрабатывать большой объем данных. И все задачи, которые раньше делились между 3 сотрудниками, теперь может выполнить один.

Разнообразные инструменты также помогают снизить вероятность человеческой ошибки. Наверное, каждый из нас хоть раз забывал подставить имя, поменять название компании, отправить follow up или обновить карточку в CRM в нужный срок.

В результате как минимум можем увидеть язвительный комментарий в свой адрес, а как максимум — потерять лида.

И вишенка на торте — с автоматизацией получаются детализированные репорты, следовательно, можно более точно отслеживать эффективность команды и подкручивать гайки там, где это необходимо.

И если в компании ограничен бюджет, то нет необходимости нанимать целый отдел продаж, чтобы приводить 5-10 квалифицированных лидов в неделю. Достаточно трех человек (Sales Pod-а) и четко составленного плана.

Однако справедливости ради стоит все же сказать, что автоматизация — это не панацея и все вопросы она не решит.

Во-первых, на нее понадобятся деньги. Цены стартуют от $40 за инструмент и меньше они не становятся.

Во-вторых, многое все равно приходится делать менеджеру. Например, даже если контактную базу вы собираете несколькими тулзами, ее все придется дополнительно прошерстить вручную, чтобы потом раскидать по разным кампейнам.

И, конечно же, автоматизация заканчивается там, где мы начинаем получать ответы, т.к. общение с потенциальными лидами лучше выстраивать без ChatGPT.

Однако если учитывать все эти особенности и грамотно выстроить работу, то эффективность сейлз-отдела будет очень высокой.

И в качестве доказательства приведу реальные цифры по работе двух моих команды: бывшей и нынешней:

Далее расскажу подробнее, с помощью каких инструментов и какие действия мы автоматизировали.

Какие инструменты мы используем для холодной рассылки

Сегодня на рынке существует множество готовых решений, которые быстро и качественно могут автоматизировать процессы в LinkedIn и для емейл-рассылки. Выбирайте, исходя из своих потребностей и возможностей.

Поделюсь минимальным набором инструментов, которые использую я.

• Для емейл-аутрича: Lemlist и Reply.

Чтобы не испортить репутацию нашего основного домена, для аутрича мы используем дополнительный. Перед рассылкой новый домен и почты нужно хорошо прогреть. Для этого также подойдет Reply.

Пока идет прогрев почты, мы собираем базу контактов. Потом выстраиваем флоу из первого сообщения и follow ups. И как только получаем ответ от лида, он автоматически уходит в CRM и создает таску о том, что нужно обработать ответ.

Цены на Reply начинаются от $60, на Lemlist — от 50$. В целом у них одинаковый функционал, поэтому можно выбирать любой. Это два хороших инструмента, которые можно сконнектить с CRM (в нашем случае это Reply + Pipedrive и HubSpot + Lemlist). 

• Для LinkedIn: Linked Helper 2 и Expandi.

Для работы с LinkedIn у меня есть любимчик — Linked Helper 2.

Во-первых, он дешевле аналогов (от $15). Во-вторых, у него больше функционала. Плюс появилась новая фича, которая позволяет доставать персональные (!) емейлы, которые потом можно использовать для настройки рекламы.

Что можно автоматизировать c Linked Helper 2: отправку инвайтов и сообщений (на скрине ниже видно, как мы благодаря тулу смогли обойти ограничение в 100 инвайтов в неделю), сбор базы, поиск емейлов, комментарии и лайки постов.

Можно выстроить свой кастомный флоу: сначала лайкнуть лида, потом скинуть инвайт, потом подтвердить его скилы и зайти на страницу, чтобы он тебя увидел.

Каждый шаг отображен в реальном времени и можно наблюдать, на каком этапе кампания. В итоге мы также получаем схемы с цифрами проделанных действий.

Чего не могу сказать про Expandi. Он показывает только конечный результат: было отправлено X инвайтов, X ошибок.

Из-за этого иногда нужно писать в саппорт и узнавать, почему в какой-то день не высланы инвайты. Да и цены немного кусаются — $99 за одного пользователя.

И обратите также внимание, что оба эти инструменты не одобряет политика LinkedIn, поэтому ими нужно уметь пользоваться правильно, тогда они будут давать результаты.

• Для интеграции инструментов между собой и CRM: Zapier либо Make.

Zapier прост в использовании и подойдет в том случае, если вы не сильно разбираетесь в интеграциях для автоматизации базовых моментов.

Цены стартуют от $19, но если у вас команда минимум из 5 человек и у каждого из них по 2 аккаунта в LinkedIn и емейл-интеграция, то нужно брать план от $89.

Что мы делаем с Zapier: сконнектили Linked Helper и Pipedrive (наша CRM). Как только получаем какой-то ответ, он сразу отправляется в систему со всей необходимой информацией.

Также приходит уведомление на почту или в Slack: пришел вот такой ответ, такой аккаунт, чтобы SDR мог оперативно ответить.

Но если вам нужно выстроить какие-то кастомные сценарии и более сложные схемы, то лучше всего подойдет Make.

Он интегрируется с огромным множеством приложений и, скорее всего, поддержит любой ваш запрос. Плюс он дешевле (от $16 для команды).

В обеих этих программах есть множество шаблонов, которые вы также можете использовать для своей работы.

Допустим, нужна интеграция с HubSpot, вы можете просмотреть все доступные шаблоны и взять готовый. А если такового нет, то можно создать самому, в Сети много гайдов и обучающих видео.

Если же вы настроены на что-то более сложное, чем Zapier и Make и вам необходимы уникальные решения, советую подключить к команде технического специалиста. В нашем случае это Python разработчик.

Он написал кастомный вебхук, который отвечает всем нашим требованиям. Например, он подтягивает всю необходимую нам инфу из LinkedHelper в нашу базу данных, параллельно обновляя CRM и создавая таски.

Оказалось, что написать код, который будет закрывать все ваши хотелки, выходит гораздо дешевле, нежеле платить ежемесячно за готовые инструменты и при этом все время искать лазейки, чтобы адаптировать инструменты под ваши процессы.

Мы лишь оплатили время разработчика (несколько часов) + ежемесячно платим $50 Amazon Cloud, куда мы положили код.

Как в команде распределены роли

Какие проблемы нам пришлось решать

Конечно, наш Sales Pod столкнулся и с рядом трудностей. Вот некоторые из них:

1.Нужно было много, быстро и качественно научиться собирать базу контактов для рассылки. Потому что, как правило, она готовится на весь месяц.

Решение: Автоматизировали сбор контактов через Linked Helper 2 и Excel.

2.Нужно было придумать, как настроить рассылку не в ущерб качеству писем (наши сообщения достаточно персонализированные).

Решение: Мы четко сегментировали аудиторию на этапе сбора базы, а затем прописали кастомные переменные (части, которые мы используем письмах), которые добавили в кампании и сообщения.

Например, в LInked Helper 2 при добавлении баз контактов в кампанию можно добавить cs поля и подтянуть всю необходимую информацию.

Допустим, вы хотите написать человеку, что встречались с ним на какой-то конференции и у вас таких людей целый список.

Можете просто добавить cs_event и загрузить все необходимые вам названия конференций, которые автоматически подтянутся в сообщение.

3.Как настроить единый доступ ко всем каналам/аккаунтам/инструментам на троих?

Решение: Мы поставили виртуальные машины. Есть сервер, который включен 24 часа в сутки. Удаленный доступ к нему имеют сразу несколько человек и все процессы мы настраиваем там.

Это очень удобно, поскольку если из компании уходит сотрудник, то не нужно передавать все аккаунты/доступы. Плюс важен только хороший интернет, а не качество ноутбука каждого сотрудника, ведь на нем не нужно ничего запускать локально.

4.При мультиканальном аутриче проблематично собирать отчеты. 

Решение:  Мы стали сводить данные со всех каналов в одно место — CRM.

5.Нам не хватало функционала инструментов и это не позволяло выстроить идеальную, на наш субъективный взгляд, схему работы.

Решение: Написали свои собственные интеграции в тандеме с Python-разработчиком, о которых я написала выше.

Конечно, это только часть проблем, с которыми мы столкнулись, многое еще требует улучшений, но мы над этим работаем.

Вообще успешная автоматизация требует постоянного анализа, мониторинга и оптимизации. Мы все время следим за тем, доходит ли вся необходимая информация, и если нет, то почему.

Кроме того, мы начали работать еще с большими объемами данных, а это требует дополнительных усилий, чтобы все обновлялось в реальном времени, аккаунты не блокировали из-за инструментов или почта не уходила в спам.

Ведь какой смысл в том, чтобы автоматизировать все, чтобы писать лидам в два раза больше, но не получать никаких ответов?

Таким образом, правильно настроенные процессы, сбалансированное распределение ролей и непрерывное сотрудничество с командой разработки создают оптимальные условия для успешной лидогенерации, при которой члены Sales Pod-а не только работают эффективнее, но и избегают выгорания.

Об этом аспекте тоже хотелось бы упомянуть. Я раньше часто наблюдала, как DR выгорали, собирая нужное количество контактов, особенно в конце месяца, чтобы выполнить KPI, добавляя вручную как можно больше контактов или рассылая нужное количество писем.

Все потому, что сбор базы и ее обогащение делалось вручную. Как итог многим не хватало элементарно времени и желания написать качественный ответ лиду. 

А когда процессы автоматизированы и есть четкое разделение между задачами, то вероятность словить выгорание гораздо ниже, хотя и не исключена, конечно.