Алена Андреева

Журналист Kraftblick.Media

Чтобы показать присутствие бизнеса в США, вовсе не обязательно находиться там или быть резидентом страны.

Квадратные метры с легкостью можно заменить виртуальным офисом.

Удаленно принимать корреспонденцию, звонки, заказы американских клиентов. И при этом не тратиться на офисное оборудование и арендную плату за помещение.

Редакция Kraftblick Media разбирается, зачем нужен виртуальный офис, какие подводные камни существуют, а также как его открыть IT компаниям.

Что такое виртуальный офис и зачем он нужен?

Виртуальный офис – это аренда компанией или стартапом почтового адреса в США у секретарской компании, которая также берет на себя функции обработки почтовой корреспонденции, а за дополнительную плату и телефонных звонков. 

У компании появляется недорогой и удобный инструмент общения с клиентом на его территории, при этом ее сотрудники и учредители могут даже ни разу не посетить США.

Плюс, это имиджевый момент, ведь с корпоративным адресом, скажем, в Нью-Йорке компания становится международной. Хотя реальный офис может размещаться в Минске или Москве.

Антонина Иванова, юрист-международник, партнер AIN Consult:

Чаще всего виртуальный офис приобретают, чтобы разместить его данные на своем сайте и показать свое присутствие на американском рынке.

А также чтобы повысить доверие потребителей или клиентов из США.

Такой “витринный” офис не предполагает реального присутствия компании в США, она никаким образом там не регистрируется, не открывает банковский счет и не становится налоговым резидентом.

По сути виртуальный офис – это почтовый адрес, который компания арендует для получения деловой корреспонденции по почте или курьером. Но адрес реальный.

Многие сервисы изобилуют фотографиями бизнес-центров, расположенных там.

Более того, некоторые компании предлагают по необходимости арендовать конференц-зал по адресу вашего виртуального офиса.

За дополнительную плату можно там проводить переговоры с партнерами.

Кому нужен виртуальный офис?

Виртуальный офис может быть полезен:

• IT компаниям, которые пока не готовы по тем или иным причинам (финансовым, в основном) открыть реальный офис в США или зарегистрировать там компанию. К слову, для регистрации юрлица наличие почтового адреса обязательно.

• Стартапам, которые ориентируются на американский рынок. На начальном этапе реальный офис не всегда по карману.

• IT компаниям, которым важно показать свое присутствие на рынке США, в то время как реальный офис бизнеса сосредоточен в другой стране.

• IT компаниям со штатом удаленных сотрудников (возможно, из разных уголков мира).

Нужно ли регистрировать компанию для открытия виртуального офиса в США?

Нет.

Эта услуга подразумевает лишь аренду почтового адреса в штатах, обработку корреспонденции, приобретение телефонного номера.

Компания не становится резидентом страны, не открывает свой счет в банке, не облагается налогами. 

Регистрация компании нужна в том случае, если вы решили открыть дочернюю компанию вашего бизнеса.

Процесс получится гораздо затратнее, как по времени, так и по деньгам. Но при этом вы будете вести дела с американскими клиентами в одном правовом поле.

— Работу этой компании-резидента также можно организовать по принципу удаленного управления: арендовать виртуальный офис, нанять секретарскую и обслуживающую бухгалтерскую компанию.

Дочерняя американская компания может в таком случае работать на американском рынке и выполнять свои задачи без присутствия ее учредителей и управляющих на территории США, а также местных наемных сотрудников.

Зарегистрировать компанию можно удаленно.

Управлять и администрировать компанию тоже.

Однако, если компания хочет иметь счет в американском банке, то его должен открыть директор, лично придя в банк.

Процесс регистрации компании может длиться в районе месяца. И в нем масса нюансов: от выбора формы собственности компании, штата и его системы налогообложения до открытия счета в банке, где необходимо личное присутствие учредителя бизнеса.

По стоимости это удовольствие не из дешевых. Зарегистрировать удаленно компанию формы LLC (общество с ограниченной ответственностью) будет стоить примерно $1,500.

Как открыть виртуальный офис в США?

Для открытия виртуального офиса не нужно лететь первым же рейсом в Америку.

В интернете достаточно компаний, предлагающих подключение такой услуги.

Достаточно определиться со штатом и городом, адресом офиса, выбрать подходящий вариант по бюджету и условиям.

Затем нужно обозначить, какие именно услуги вам нужны: адрес, почта, телефон.

Например, к основному пакету может быть подключена услуга секретаря или переадресации вызовов на любой указанный номер.

Для оформления услуги виртуального офиса никаких документов не нужно – достаточно оставить заявку на сайте и удаленно оплатить эту услугу.

Будет заключено соглашение, которое будет автоматически продлеваться (до тех пор, пока вы не решите отказаться от этой услуги).

Почтовый адрес покупается быстро: некоторые сервисы предлагают оформить услугу за день-два, другие – до 5 рабочих дней.

Стоимость зависит от штата, месторасположения офиса и пакета услуг. Виртуальный офис в Калифорнии будет стоить дороже, чем в Огайо, например.

Ценник стартует от $15 в месяц.

Какие варианты виртуальных офисов предлагает рынок?

Интернет кишит предложениями от компаний, предоставляющих услуги виртуального офиса в США.

Обзавестись своим адресом можно хоть во Флориде, хоть в Нью-Йорке или Калифорнии.

Друг от друга такие сервисы отличаются предоставляемыми услугами и стоимостью.

Рассмотрим некоторые из них.

Например, один из сервисов предлагает открыть виртуальный офис в США за $99 в месяц.

В стоимость входит корпоративный почтовый адрес, телефонный номер, прием звонков, обработка корреспонденции.

Так, вы сможете по электронной почте получать факсы, а также сообщения голосовой почты. А все поступающие звонки по американскому номеру будут переводится на ваш указанный номер.

На сайте можно самостоятельно выбрать локацию, где хотели бы разместиться, стоимость для любого штата будет неизменной.

Есть сервисы, которые предлагают разную начинку услуг и, соответственно, разную стоимость.

Например, оформление только почтового адреса и услуги обработки корреспонденции в Нью-Йорке стоит $80 в месяц.

План с адресом, местным номером, приемом звонков и возможностью пользоваться комнатами переговоров по тому же адресу обойдется уже в $216 в месяц.

Соглашение заключается на два года.

Зачастую расположение виртуального офиса влияет на его стоимость. И зависит не только от штата, но и района, где вы собираетесь открыть свой виртуальный офис.

Например, адрес в отдаленном районе Нью-Йорка обойдется в $40 в месяц, в то время как в престижном деловом районе — $90.

Бизнесмены могут выбирать тарифные планы виртуального офиса, точнее, что в него будет входить.

Так, за $95 в месяц можно оформить почтовый адрес в Вашингтоне, пересылку и обработку корреспонденции, предоставление конференц-зала, а также услуги онлайн-нотариуса.

Пакет тех же услуг, но с предоставлением телефонного номера, приемом звонков, переадресацией звонков и голосовой почты будет стоить уже $180 в месяц.

В основном ценник за услугу виртуального офиса указан за месяц, но некоторые сервисы предлагают платить за нее раз в год.

Например, пакетное предложение в виде почтового ящика и обработка корреспонденции обойдется в $399 в год. Звучит очень неплохо — $30 в месяц.

Но пакет уж слишком скромный, из услуг – только адрес.

За американский номер, факс, переадресацию вызовов, услуги администратора, который будет отвечать на звонки клиентов, придется еще доплачивать.

Топ-3 ошибок при оформлении услуги виртуального офиса

Несмотря на кажущуюся простоту, к открытию виртуального офиса не стоит относиться легкомысленно.

Вариантов и предложений на рынке и правда хоть отбавляй, но важно выбрать самый стоящий.

Чтобы офис принес прибыль и клиентов, а не боль и разочарование, стоит остерегаться следующих ошибок:

#1: “Какая разница, какой у меня офис в Америке, если сам я нахожусь в другой стране?”

Не лишним будет перед оформлением соглашения перепроверить адрес, который вы покупаете.

Бывает, что на один и тот же адрес регистрируется несколько компаний.

Также наличие офиса в престижном деловом районе, а не на окраине города – это положительный имидж в глазах клиента.

Плюс, если вы захотите позже зарегистрировать компанию в США, вам понадобится юридический адрес. И он не всегда совпадает с почтовым.

Это тоже лучше сразу уточнить у провайдера.

#2: “Покупаю адрес виртуального офиса у компании по первой ссылке в гугле”.

Чтобы не получилось так, что адрес вы купили, телефон оформили, а корреспонденция не доходит, звонки срываются, нужно более внимательно подойти к процессу поиска сервиса.

Читайте отзывы, проверяйте адреса, гуглите.

#3: “Секретарь – умничка по умолчанию”.

Секретарь, пусть и виртуальный, будет лицом и голосом вашей компании.

А зачастую на такую позицию в виртуальные офисы принимают неопытных специалистов или студентов.

Познакомьтесь с вашим будущим секретарем, чтобы убедиться в его квалификации.

Вы вправе указать на некоторые важные для вас моменты в работе, провести мини-инструктаж.

В заключение

Виртуальный офис называют “витринным”, поскольку он выполняет, скорее презентативную функцию.

Он нужен компании для размещения на сайте или визитках, чтобы, находясь в другой стране, иметь возможность быть с клиентом в одном месте.

Для производителей софта это может быть очень актуально, ведь основной поток клиентов идет именно из США.

Чтобы открыть там виртуальный офис, никаких документов не потребуется, нужно лишь оставить заявку на сайтах компаний, предоставляющих такую услугу, и оплатить ее.

Виртуальный офис будет стоить в среднем $600-$1,000 в год.

К выбору сервиса нужно подходить осознанно: изучить варианты, проверить подлинность адреса, наличие “соседей”, а также почитать отзывы других клиентов.

Узнавайте о новых статьях на Kraftblick.Media!